嘉应学院招标采购档案资料管理规定

为加强和规范学校招标采购项目档案管理，确保归档文件完整、准确，利于今后有效地保管和利用，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规以及《嘉应学院档案工作条例》《嘉应学院货物和服务集中采购管理办法》等规定，结合学校实际情况，制定本规定。

    一、学校招标采购档案资料实行专人管理。综合科设立资料管理员，专门具体负责招标采购项目档案资料的接收、登记、整理和归档、移交学校档案室。

    二、资料管理员应将招标采购档案资料以项目为单位统一整理编号、装订成册，分类存放，同时做好防火、防盗、防潮等工作。

    三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位和个人不得进入保管室。招标采购项目档案资料作为反映招投标活动的真实记录，有重要的凭证作用，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁，其内容必须准确、齐全完整，并能真实反映招标投标活动内容。任何人不得占为已有或拒绝归档。

    四、采购项目在开标结束后，采购科应及时将采购材料移交给资料管理员，存放于保管室统一保管。

（一）招标采购计划分类归档材料收取

收取招标采购计划分类归档材料时，应严格按照附件1《招标采购计划分类归档材料》收取相关材料。

   （二）招标采购过程归档材料收取

 收取招标采购过程归档材料时，应严格按照附件2《招标采购过程分类归档材料》收取相关材料。

   （三）归档程序

    1.资料移交：由采购科负责人在项目中标结果公示完第二日起5日内移送，按照要求整理完整的资料一份，移交资料管理员，资料管理员当面清点提交的资料是否完整，并做好签收手续。

    2.资料归档保存：资料管理员从接收档案资料后5个工作日内，按要求分类归档。 

   五、定期、按时移交项目资料。凡列入招标采购台账的项目，必须在规定时间内将项目资料移交保管室，填写移交表格（附件3 档案存放汇总表）。

   六、材料移交时，交接双方应对照材料的目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保材料完整齐全。

   七、招标采购资料应该真实准确、图形清晰、字迹工整，书写时统一使用碳素墨水。

   八、资料管理员认真填写招标采购入档材料统一登记汇总表，做好资料汇总登记。

   九、未经中心领导同意，任何人不得将任何材料、资料外借、复制、印发或者发送电子档给外单位人员。

十、本规定由招标采购服务中心处务会议讨论通过，自2023年1月1日起实行。

十一、本规定由招标采购服务中心负责解释。

                                      招标采购服务中心

                                      2022年12月23日

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